FrontWay AB’s Privacy Policy regarding the storage of personal data
1. General
We at FrontWay want you to feel safe when you provide us with your personal data. This privacy policy explains how we collect, use, disclose and store your personal data and how we otherwise ensure that your personal data is processed in accordance with applicable legislation. It is important for us that you read and understand this privacy policy and that you feel comfortable with how we process your personal data.
2. Who is the data controller?
FrontWay AB, with corporate identity number 556662-6734 and postal address Korsgatan 2, 601 86 Norrköping (in this policy referred to as “FrontWay”) is the data controller for the processing of your personal data received by FrontWay in connection with marketing, sales or completed services. As a personal data controller, it is FrontWay’s responsibility to ensure that your data is processed in a correct and secure manner in accordance with applicable legislation.
3. Why do we process personal data about you?
FrontWay collects and processes data about you for various purposes. These purposes set the outer framework for what we may use your personal data for. Below we explain the purposes of our processing and provide examples of the processing activities that take place under each purpose. Please note that some of your personal data may be processed for multiple purposes.
a) Managing orders and purchases
Processing of personal data for this purpose includes activities such as identifying you, sending order confirmations and managing payment for ordered products and services.
b) Correspondence relating to contracts and products sold or services purchased.
We process personal data in connection with the performance of assignments or in contacts with suppliers, which includes activities such as communication, mainly e-mail, and user and supplier registers.
e) Providing information on and marketing products and services
We process personal data for this purpose to inform you about and market the products and services sold by FrontWay by mail, e-mail, SMS/MMS and telephone.
g) Manage cases that come in to FrontWay’s support functions.
Processing of personal data for this purpose includes FrontWay’s activities to e.g. communicate, ensure the customer’s identity, investigate complaints and support cases, answer questions received by the support function via email, telephone or digital channels, correct incorrect data, provide technical support and manage the customer relationship.
4. What are the legal grounds for our processing of your personal data?
For FrontWay to be entitled to collect and process your personal data, there must be a legal basis for each purpose for which the data is processed. The legal grounds on which we base our processing are described in this section. Please note that several legal bases may be applicable for the same processing.
a) Legal obligation
This basis means that our processing is necessary to fulfill a legal obligation required by FrontWay, such as documenting payment data to meet the requirements of the Accounting Act.
b) Contractual obligations
This basis means that the processing is necessary to fulfill a contract with you as a customer or to be able to enter into a contract at a later stage. When ordering or purchasing, we process your data to fulfill obligations under FrontWay’s general terms of sale. For example, it may be necessary for FrontWay to register your contact information so that we can fulfill our obligation to deliver the product or service and that we make a credit check so that we can ensure your ability to pay.
c) Legitimate interest
This basis means that our processing is based on a so-called balancing of interests of legitimate interest. This means that the processing takes place because FrontWay assesses that we have legitimate interests in processing your personal data that outweigh your interest in not having the personal data processed. On this basis, we process your personal data in order to, among other things, prevent and investigate crimes within the framework of our business. If we assess that a crime or attempted crime has been committed and we make a police report, FrontWay will also continue to process your personal data in order to establish, defend or enforce legal claims.
d) Consent
This basis means that we process your personal data when you have given your explicit consent to our processing. You have the right to withdraw your consent at any time. The withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing based on consent, prior to its withdrawal.
5. How long do we keep your personal data?
FrontWay will store your personal data for as long as necessary to fulfill the purposes for which the data is processed. The length of the storage period thus depends on the purpose for which the data is processed. In addition, FrontWay may save the data for longer if it is necessary to establish, defend or enforce a legal claim, e.g. if there is an ongoing dispute or if a report of a crime has been submitted to the police authority. We regularly carry out thinning and delete personal data that is no longer necessary.
6. What are your rights as a customer?
FrontWay is responsible for ensuring that your personal data is processed in accordance with applicable legislation. This section describes your rights related to our processing of your personal data. At your request or on our own initiative, we will correct, de-identify, erase or complete data that is found to be inaccurate, incomplete or misleading. If you have any questions about this or wish to exercise any rights, please contact us at the details set out at the bottom of this policy.
a) Right of access to your personal data
We at FrontWay want to be transparent about how we process your personal data. If you want to gain insight into the processing we do about you, you have the right to request information about the processing, including a copy of your personal data that is being processed, a so-called register extract. This includes information on the purposes, categories of personal data, categories of recipients of personal data, the retention period or the criteria for determining the retention period, and information on where the data has been collected from. Please note that when requesting access, we may ask for additional information about you to ensure that we are disclosing the data to the right person and what data you wish to access.
b) Right to rectification of your personal data
FrontWay is committed to maintaining accurate and up-to-date personal data. If the information we have about you is incorrect, you have the right to request that it be corrected. You also have the right to supplement any incomplete personal data, e.g. if we have the correct street address but no street number. At your request, we will rectify the inaccurate or incomplete data we process about you as soon as possible.
c) Right to erasure of your personal data
We respect that the personal data we process about you is borrowed from you. You therefore have the right to request that FrontWay erase your personal data when the data has been processed unlawfully, must be erased to comply with a legal obligation to which FrontWay is subject, is no longer necessary for the purposes for which it has been processed, or when you object to a balancing of legitimate interests carried out by FrontWay and there is no overriding legitimate interest for FrontWay or a third party (see below section f) for information on the right to object). However, we cannot always comply with your request as there may be reasons that give us the right to continue processing, e.g. if the personal data is processed to fulfill a legal obligation as a legal basis (such as according to the requirements of the Accounting Act) or if the data is necessary for FrontWay to be able to establish, exercise or defend legal claims.
d) Right to data portability
You have the right to receive a copy of the personal data concerning you in a structured format and, in some cases, to have the data transferred to another controller. However, this right only covers data that you yourself have provided to FrontWay and that we process on the basis of consent or a contractual obligation towards you as a legal basis.
e) Right to restriction of processing
You have the right to request that our processing of your personal data be restricted in certain situations, meaning that the data can only be processed for certain purposes. For example, you can request restriction of inaccurate data when you have requested rectification. While FrontWay is investigating the accuracy of the data, its processing will be restricted. In case of restriction of processing, personal data shall only be processed, with the exception of storage, when the following conditions are met:
- The data subject has given consent to the processing
- FrontWay needs to exercise or protect itself against legal claims
- To protect the rights and freedoms of another data subject or legal person.
- For reasons of general interest to the European Union or a Member State.
f) Right to object to certain types of processing
When FrontWay processes your personal data based on legitimate interest as a legal basis or for direct marketing, you have the right to object to our processing. Objection to FrontWay’s balancing of interests can be made when you have personal reasons relating to the situation. In such an objection, FrontWay assesses whether we have legitimate reasons for the processing that outweigh your interest in protecting your privacy. If this is the case, FrontWay may continue to process your personal data even though you have objected to the processing. You can object to direct marketing and analysis carried out for direct marketing purposes without giving any reasons. In addition, you are given the opportunity to object to marketing for each individual digital mailing. If you object to direct marketing, we will cease the processing of your personal data for that purpose and all types of direct marketing measures such as sending newsletters.
If you think we are handling your personal data incorrectly, please contact us. Contact details can be found at the bottom of this policy. You also have the right to submit any complaints regarding the processing of your personal data to the Swedish Data Protection Authority, which is the responsible supervisory authority for the processing of personal data in Sweden.
7. How do we protect your personal data?
You should always feel safe when you provide us with your personal data. FrontWay has therefore taken appropriate technical and organizational security measures to protect your personal data against inappropriate or involuntary disclosure, use, unauthorized access, deletion, modification or damage to your personal data. For example, all customer data is stored in a database that is protected by a firewall and access control so that only FrontWay employees who need access to your data to perform specific tasks have such access.
8. Application and amendment of the privacy policy
The latest updated version of the FrontWay Privacy Policy is always available on our website. Our privacy policy is valid at all times in the form and content published on the website.
FrontWay has the right to update the privacy policy at any time. If the privacy policy changes, the updated policy will be published on FrontWay’s website. We may also inform you by email if there are major changes to the privacy policy.
9. Contact details
Please do not hesitate to contact us if you have any questions about this privacy policy or if you would like more information about our processing of your personal data or if any data is inaccurate and you would like us to correct it.
Contact details for privacy policy and processing of personal data:
Mail: info@frontway.se
Telephone: 011-101520
Postal address: Korsgatan 2, 601 86 Norrköping.
FrontWay AB:s Integritetspolicy gällande lagring av personuppgifter
1. Allmänt
Vi på FrontWay vill att du ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in, använder, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter samt hur vi i övrigt säkerställer att dina personuppgifter behandlas enligt gällande lagstiftning. Det är viktigt för oss att du läser och förstår denna integritetspolicy och att känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter.
2. Vem är personuppgiftsansvarig?
FrontWay AB, med org. nr 556662-6734 och postadress Korsgatan 2, 601 86 Norrköping (i denna policy kallat ”FrontWay”) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter som kommit FrontWay tillhanda i samband med marknadsföring, försäljning eller genomförda tjänster. Som personuppgiftsansvarig är det FrontWays ansvar att se till att dina uppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt enligt tillämplig lagstiftning.
3. Varför behandlar vi personuppgifter om dig?
FrontWay samlar in och hanterar uppgifter om dig för olika ändamål. Dessa ändamål sätter de yttre ramarna för vad vi får använda dina personuppgifter till. Nedan förklarar vi ändamålen med vår behandling och ger exempel på vilka behandlingsaktiviteter som sker under respektive ändamål. Observera att vissa av dina personuppgifter kan behandlas för flera ändamål.
a) Hantera beställningar och köp
Behandling av personuppgifter för detta ändamål omfattar aktiviteter för att bland annat identifiera dig, skicka orderbekräftelse och hantera betalning för beställda produkter och tjänster.
b) Korrespondens i samband med sålda uppdrag och produkter eller köpta tjänster
Vi behandlar personuppgifter i samband med utförande av uppdrag eller i kontakter med leverantörer vilket omfattar aktiviteter såsom kommunikation, främst e-post samt användarregister och leverantörsregister.
e) Lämna information om och marknadsföra produkter och tjänster
Vi behandlar personuppgifter för detta ändamål för att per post, e-post, sms/mms och telefon informera dig om och marknadsföra de produkter och tjänster som FrontWay säljer.
g) Hantera ärenden som kommer in till FrontWays supportfunktioner
Behandling av personuppgifter för detta ändamål omfattar FrontWays aktiviteter för att t.ex. kommunicera, säkerställa kundens identitet, utreda klagomål- och supportärenden, besvara frågor som kommer in till supportfunktionen via e-post, telefon eller digitala kanaler, rätta felaktiga uppgifter, ge teknisk support och vårda kundförhållandet.
4. Vilka är de legala grunderna för vår behandling av dina personuppgifter?
För att FrontWay ska ha rätt att samla in och behandla dina personuppgifter måste det finnas en laglig grund för varje ändamål som uppgifterna behandlas för. De lagliga grunderna som vi baserar vår behandling på är beskrivna i detta avsnitt. Observera att flera lagliga grunder kan vara tillämpliga för samma behandling.
a) Rättslig förpliktelse
Denna grund innebär att vår behandling är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som krävs av FrontWay, exempelvis att dokumentera betalningsuppgifter för att uppfylla kraven i bokföringslagen.
b) Avtalsförpliktelser
Denna grund innebär att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig som kund eller för att kunna ingå avtal i ett senare skede. Vid beställning eller köp behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra skyldigheter enligt FrontWays allmänna försäljningsvillkor. Då kan det t.ex. vara nödvändigt att FrontWay registrerar dina kontaktuppgifter så vi kan fullgöra vår skyldighet att leverera produkten eller tjänsten samt att vi gör en kreditupplysning så vi kan säkerställa din betalningsförmåga.
c) Berättigat intresse
Denna grund innebär att vår behandling baseras på en s.k. intresseavvägning av berättigat intresse. Med detta menas att behandlingen sker för att FrontWay bedömer att vi har berättigade intressen av att behandla dina personuppgifter som väger tyngre än ditt intresse att inte få personuppgifterna behandlade. På denna grund behandlar vi bland annat dina personuppgifter för att förhindra, förebygga och utreda brott inom ramen för vår verksamhet. Om vi bedömer att brott eller försök till brott har begåtts och vi gör en polisanmälan kommer FrontWay även fortsätta att behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna fastställa, försvara eller göra gällande rättsligt anspråk.
d) Samtycke
Denna grund innebär att vi behandlar dina personuppgifter när du lämnat ditt uttryckliga samtycke till vår behandling. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Återkallandet av samtycket ska inte påverka lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke, innan detta återkallas.
5. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
FrontWay kommer att spara dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullgöra de ändamål som uppgifterna behandlas för. Hur lång lagringsperioden är beror alltså på för vilket ändamål som uppgifterna behandlas. Därutöver kan FrontWay komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att fastställa, försvara eller göra gällande rättsligt anspråk, t.ex. om det pågår en tvist eller om en anmälan om brott har lämnats in till Polismyndigheten. Vi genomför regelbundet gallringar och ta bort personuppgifter som inte längre är nödvändiga.
6. Vad har du som kund för rättigheter?
FrontWay ansvarar för att dina personuppgifter behandlas enligt gällande lagstiftning. I detta avsnitt beskrivs dina rättigheter kopplade till vår behandling av dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Om du har frågor om detta eller vill utöva någon rättighet, vänligen kontakta oss på de uppgifter som framgår längst ner i denna policy.
a) Rätt till tillgång till dina personuppgifter
Vi på FrontWay vill vara öppna med hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du vill få insyn i den behandling som vi gör om dig har du rätt att begära att få information om behandlingen, inklusive en kopia av dina personuppgifter som är under behandling, ett s.k. registerutdrag. Detta omfattar information om ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare av personuppgifter, lagringsperiod eller kriterierna för hur lagringsperiod fastställs och information om varifrån uppgifter har samlats in. Observera att vid en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter om dig för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person och vilka uppgifter du vill ta del av.
b) Rätt till rättelse av dina personuppgifter
FrontWay är måna om att ha korrekta och uppdaterade personuppgifter. Om uppgifterna som vi har om dig är felaktiga har du rätt att begära att de rättas. Du har även rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter, t.ex. om vi har rätt gatuadress men saknar gatunummer. På din begäran kommer vi så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi behandlar om dig.
c) Rätt till radering av dina personuppgifter
Vi respekterar att de personuppgifter som vi behandlar om dig är lånade från dig. Du har därför rätt att begära att FrontWay tar bort dina personuppgifter när uppgifterna behandlats på ett olagligt sätt, måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som FrontWay omfattas av, inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har behandlats eller när du invänder mot en intresseavvägning av berättigat intresse som FrontWay har gjort och det saknas berättigat intresse för FrontWay eller tredje part som väger tyngre (se nedan avsnitt f) för information om rätten att invända). Vi kan dock inte alltid tillmötesgå din begäran då det kan finnas anledningar som ger oss rätt att fortsätta behandlingen, t.ex. om personuppgifterna behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som legal grund (såsom enligt krav i bokföringslagen) eller om uppgifterna är nödvändiga för att FrontWay ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
d) Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format och i vissa fall få uppgifterna överförda till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rätt omfattar dock bara uppgifter som du själv har lämnat till FrontWay och som vi behandlar med stöd av samtycke eller avtalsförpliktelse gentemot dig som laglig grund.
e) Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas i vissa situationer, vilket innebär att uppgifterna bara får behandlas för vissa ändamål. Du kan t.ex. begära begränsning av felaktiga uppgifter när du har begärt rättelse. Under tiden som FrontWay utreder uppgifternas korrekthet kommer behandlingen av dem att begränsas. Vid begränsning av behandling ska personuppgifter bara behandlas, med undantag för lagring, när följande föreligger:
- Den registrerade har gett samtycke till behandling
- FrontWay behöver utöva eller skydda sig mot rättsliga anspråk
- För att skydda fri- och rättigheter av en annan registrerad eller juridisk person
- För skäl av allmän vikt för Europeiska unionen eller medlemsland
f) Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling
När FrontWay behandlar dina personuppgifter baserat på intresseavvägning av berättigat intresse som legal grund eller för direktmarknadsföring har du rätt att invända mot vår behandling. Invändning mot FrontWays intresseavvägning kan göras när du har personliga skäl som rör situationen. Vid sådan invändning bedömer FrontWay om vi har berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än ditt intresse att skydda din integritet. Om så är fallet får FrontWay fortsätta att behandla dina personuppgifter trots att du har motsatt dig behandlingen. Invändning mot direktmarknadsföring och analyser som utförs för direktmarknadsföringsändamål kan du göra utan att uppge några skäl. Dessutom ges du möjlighet att invända mot marknadsföring vid varje enskilt digitalt utskick. Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet samt alla typer av direktmarknadsföringsåtgärder såsom att skicka nyhetsbrev.
Om du tycker att vi hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt är du välkommen att kontakta oss. Kontaktuppgifter finns längst ner i denna policy. Du har även rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen som är ansvarig tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter i Sverige.
7. Hur skyddar vi dina personuppgifter?
Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. FrontWay har därför vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olämpliga eller ofrivilliga utlämnanden, användning, otillbörlig åtkomst, radering, ändring eller skada av dina personuppgifter. Exempelvis sparas alla kunduppgifter i en databas som är skyddad med brandvägg och behörighetsstyrning så bara anställda inom FrontWay som behöver åtkomst till dina uppgifter för att utföra specifika uppgifter har sådan tillgång.
8. Tillämpning och ändring av integritetspolicyn
Den senast uppdaterade versionen av FrontWays integritetspolicy finns alltid på vår webbplats. Vår integritetspolicy gäller vid var tid i den form och till det innehåll som är publicerat på webbplatsen.
FrontWay har rätt att när som helst uppdatera integritetspolicyn. Om integritetspolicyn ändras kommer den uppdaterade policyn att publiceras på FrontWays webbplats. Vi kan även komma att informera dig via e-post om det sker större förändringar av integritetspolicyn.
9. Kontaktuppgifter
Tveka inte att kontakta oss om du har frågor om denna integritetspolicy eller om du vill ha mer information om vår behandling av dina personuppgifter eller om någon uppgift skulle vara felaktig och du vill att vi rättar den.
Kontaktuppgifter angående integritetspolicy och behandling av personuppgifter:
Mail: info@frontway.se
Telefon: 011-101520
Postadress: Korsgatan 2, 601 86 Norrköping